مسئول واحد دبیرخانه:                رسول فتاحی

ایمیل:                                  Dabirkhaneh.sh.b@mail.mui.ac.ir

تلفن:                                         ۴۵۸۲۸۲۵۱

تلفن داخلی:                               ۲۵۴

فکس:                                  ۴۵۸۲۳۰۰۹

کارشناس واحد دبیرخانه:            فرشید یوسف پور

تلفن داخلی:                           ۲۵۳

نمونه وظایف مسئول دبیرخانه:

 

۱- نظارت کلی بر جریان گردش نامه‌ها و انجام مکاتبات

۲- رسیدگی به ثبت نامه ها

۳- رسیدگی به اندیکس نامه‌های ثبت شده در دفتر مربوطه

۴- بازبینی کلیه نامه های واصله جهت توزیع با ادارات و واحدهای مربوطه

۵- نظارت مستقیم بر نحوه کار بایگانی و ضبط و نگهداری مدارک و سوابق

۶- انجام سایر امور مربوطه طبق دستور مقام مافوق

۷- ارسال و دریافت نامه ها از طریق سامانه الکترونیک شبکه دولت

۸- کنترل و مراقبت نحوه خدمات دبیرخانه

۹- تحویل به موقع نامه ها به دفتر مدیریت واحدها و مراکز تابعه

 

 

فهرست عناوین خدمات قبل از ارایه واحد به مردم :

۱- دریافت نامه های ارباب رجوع از طرف اصناف ، بازرگانی و اتحادیه ها و کارگران کارخانجات ، شکایات مردمی ، ... ثبت در سیستم دبیرخانه ، اسکن نامه و ارجاع به واحدهای مربوطه

۲- جوابگویی به ارباب رجوع جهت پیگیری های بعدی

۳- ثبت و شماره نامه های ارسالی به کارخانجات جهت رفع مشکلات

 

شرح وظیفه و گردشکار فعالیت های واحد :

۱- احترام به ارباب رجوع و پاسخگویی شایسته

۲- ثبت و اسکن نامه های وارده و ارسال به کار قابل مدیریت جهت دستور

۳- ارسال جهت واحدهای مربوطه

۴- شماره کردن نامه های صادره و تفکیک روزانه و قراردادن در قفسه های مخصوص نامه ها

۵- تحویل نامه های واحدهای ستادی (روزانه) و مراکز و پایگاههای تحت پوشش

۶- آماده سازی نامه ها،پوستر و ...جهت ارگانها ، کارخانجات ، بیمارستانها ، ...

۷- ثبت و اسکن نامه های صادر، جهت ارباب رجوع ، ادارات ، ارگانها ، بیمارستانها و مراکز و پایگاههای بهداشتی و...